Кейс: как в агентстве недвижимости «Ключ» стали работать меньше, а зарабатывать на 127% больше
Автор: Дарья Чернявская
Иллюстрация: Utro studio
Агентство недвижимости «Ключ»
- Казань и республика Татарстан
- На рынке с 2016 года
- 100+ сотрудников в штате
Александра Иванова, руководитель отдела маркетинга АН «Ключ»
Раньше больше всего времени наших сотрудников занимало размещение объявлений на Авито и других сайтах. С этим есть проблема: пока специалист занимается этой рутинной работой, он не отвечает на заявки, и клиенты уходят. Но и без рутины тоже нельзя — пока нет объявлений, нет заявок. В общем, замкнутый круг. Разорвать его нам помогла автоматизация работы с сервисами объявлений и заявками.
Зачем начали автоматизацию
3 года назад мы поняли, что сотрудники тратят много времени на монотонные действия. А ещё начали замечать, что часто человеческий фактор мешает в работе и сбивает некоторые процессы. Так что мы решили автоматизировать часть задач, снизить нагрузку на команду и впоследствии даже сократить штат.
Сначала мы хотели делать свою CRM-систему, но, чтобы ускорить переход, отложили эту идею. Мы взяли готовую систему автоматизации INTRUM: она закрывает не все наши потребности, но с основными задачами справляется.
В INTRUM есть базы объектов и контактов, место для хранения документов, статистика, таск-менеджер. Так выглядит база объектов: можно увидеть, в каком статусе квартира и кто за неё отвечает
Что нам дала автоматизация
Мы автоматизировали работу с сервисами объявлений и рекламными площадками. Нам удалось исключить монотонные процессы, которые могли приводить даже к выгоранию сотрудников, и сократить бумажную волокиту. В результате количество заявок увеличилось на 86%, а прибыль агентства — на 127%. Вот что именно изменилось.
Упростили работу риелторам
Раньше риелтору нужно было руками куда-то записать информацию об объекте, а затем отдать её в отдел маркетинга. Там данные вручную вносили на несколько сайтов, в том числе на Авито. При этом если цена менялась, то снова запускалась вся цепочка: риелтор сообщал об изменениях маркетологам, а они меняли цены на всех сайтах. Это занимало много времени, ребята не успевали обрабатывать заявки, могли отреагировать с опозданием в два дня.
Благодаря автоматизации монотонной работы стало меньше. Теперь за объекты отвечает сам риелтор: он знает актуальную информацию, записывает её в CRM-систему, а оттуда она уже автоматически попадает на все площадки. Руководителю просто остаётся проверить качество объявлений.
Сократили отдел маркетинга
Раньше у нас было четыре маркетолога: мы размещали объявления, следили за их актуальностью, контролировали рекламные площадки. Но теперь необходимость в этой монотонной работе отпала, так что мы существенно сократили этот отдел — осталась только я.
Уменьшили нагрузку на колл-центр
У сотрудников колл-центра тоже стало меньше рутинной работы. Раньше им приходилось искать объявления по базе вручную. Клиент звонил, говорил, где он находится и какая стоимость ему актуальна, сотрудник забивал эту информацию в Авито, искал подходящие квартиры, в общем чате находил, какой риелтор отвечает за них, отдавал ему заявку. Сейчас это проще — оператор задаёт уточняющие вопросы, вбивает в систему нужные параметры и создаёт заявку, которая автоматически отправляется риелтору.
Когда звонит клиент, сотрудник колл-центра сохраняет его номер, узнает адрес, имя и желаемый бюджет
Программа считывает данные и предлагает подходящие объекты
Сотрудник колл-центра отправляет заявку риелтору
Снизили риски ошибок юристов
Иногда юристы ошибались или забывали о важных моментах. Например, они могли не заказать выписку из ЕГРН, из-за чего мы поздно узнавали об обременении или аресте квартиры, и сделка срывались. Сейчас мы можем в один клик заказать выписку через CRM-систему, либо же юристу придёт напоминание, что нужно это сделать.
Запросить выписку из ЕГРН можно в CRM-системе
Благодаря системе автоматизации мы перестали терять клиентов и тратить время на однообразные задачи. Мы держим входящие обращения под контролем и можем фокусироваться на развитии команды и улучшении бизнес-процессов. И это уже не говоря о росте прибыли.