Кейс «Лемана ПРО»: как чат-боты сокращают цикл найма на 50-60% по всей стране

Сеть строительных гипермаркетов использует чат-ботов в подборе персонала с 2021 года. Бизнес-аналитик сети Полина Тимофеева поделилась, как чат-боты помогают снизить количество ручных действий и увеличивают показатели найма.

Задача: оптимизация ресурсов команды подбора

Решение № 1: чат-боты для автоматизации рекрутинга

Решение № 2: чат-боты для проведения exit-интервью

Результаты

«Лемана ПРО» — ритейлер, специализирующийся на продаже товаров для строительства, отделки и обустройства дома, дачи и сада. Компания на рынке с 2004 года и представлена в 66 городах.

Наша команда рекрутмента состоит из трёх департаментов: ИТ, офисного и единого центр подбора. Последний занимается поиском кандидатов в розницу и является самым многочисленным отделом, в который входит более 100 специалистов. Они нанимают сотрудников в 10 регионов России. Ежегодно мы закрываем около 16 тысяч вакансий.

С чат-ботами мы начали работать в 2021 году: поскольку рекрутеры не успевали обрабатывать весь поток кандидатов, мы решили автоматизировать часть процессов.

Чат-боты взаимодействуют с кандидатами как на линейные так и на точечные вакансии: с продавцами-консультантами, работниками склада, менеджерами по ключевым клиентам.

Обработка откликов. Основные источники привлечения соискателей — джобборды и карьерный сайт компании. Чтобы оптимизировать процессы, мы настроили интеграцию ботов с этими платформами. Когда кандидат откликается на вакансию, бот сразу начинает с ним взаимодействовать, а его данные автоматически попадают в ATS-систему. Чат-бот общается с соискателем, а рекрутер может отслеживать его продвижение по статусам в ATS.

Обработка базы кандидатов. У нас есть база кандидатов на точечные и массовые позиции. Это те, до кого мы не дозвонились, кто отказался от вакансии или не дошёл до интервью. Рекрутеры выгружают Еxcel-файл со списком в бота, а он ищет заинтересованных. После этого рекрутер связывается с ними и приглашает на собеседование.

Автоматизированный колл-центр. Раньше кандидаты могли позвонить нам и задать вопросы по вакансиям. На такие звонки отвечали операторы, которые распределяли их по профильным рекрутерам. Проанализировав этот процесс, мы заметили, что до 70% дозвонившихся соискателей терялись в воронке, и их контакты не передавались рекрутерам. Кроме того, вопросы часто были однотипными, и сотрудники колл-центра решали их по заранее определённому алгоритму. Поэтому мы передали эту задачу чат-боту, а человеческий ресурс перераспределили.

Теперь, когда кандидат звонит нам, ему отвечает голосовой бот, который переводит общение в WhatsApp. В переписке бот уточняет вопрос, а после завершения диалога фиксирует результаты в ATS-системе. Рекрутеры из каждого региона при необходимости прозванивают своих кандидатов и продолжают работу с ними.

HR-справочник на карьерном сайте. На сайте уже был блок с актуальными для кандидатов темами, но они не всегда его читали и часто задавали одни и те же вопросы через форму для обращений. Тогда мы решили автоматизировать процесс и вывести чат-бота на карьерный сайт в виде HR-справочника. Если же у соискателя возникает нестандартный вопрос, бот присылает ему адрес корпоративной почты HR-отдела, где можно его задать.

Мы снизили количество обращений в HR-отдел: на большую часть вопросов отвечает бот, встроенный на карьерном сайте

Опрос eNPS. Если кандидат записался на собеседование, то чат-бот уведомляет его, что после встречи вернется за обратной связью.

Такое решение помогает кандидату быть готовым к вопросам о процессе подбора

Через три дня после записи на собеседование чат-бот собирает обратную связь по процессу и передаёт результаты в ATS-систему. Так мы можем проконтролировать качество проведённой встречи.

Также у нас есть дашборд, на который выводятся результаты этого опроса, — по нему мы следим за динамикой показателей и если что-то не так, корректируем процессы.

Дашборд показывает, сколько кандидатов довольны собеседованием и готовы нас рекомендовать как работодателя

Раньше HR-специалисты проводили выходное интервью самостоятельно. На это уходило много времени, а данные получались неполными, потому что сотрудники часто отвечали не на все вопросы.

Тогда мы создали чат-ботов для проведения exit-интервью. Когда сотрудник пишет заявление об увольнении, отдел администрирования отправляет ему письмо на электронную почту с просьбой пройти опрос и прикрепляет ссылку на бота, который уточняет причины увольнения.

Чат-боты проводят выходное интервью с коллегами из центрального офиса и ИТ-подразделения. В наших ближайших планах — запустить такой опрос и для линейного персонала.

А для того, чтобы видеть основные причины увольнения и работать над их устранением, у нас есть дашборд.

Помимо мотивов увольнения, с помощью дашборда мы следим за конверсией и количеством сотрудников, которые готовы быть на связи с компанией после увольнения

В 2024 году более 138 тысяч кандидатов и сотрудников взаимодействовали с нашим чат-ботом. При этом нам удалось избежать увеличения штата рекрутеров и дополнительных затрат на команду. Вручную обработать такое количество откликов было бы невозможно.

1. Мы сократили время обработки откликов с 1-2 дней до 30 секунд. Чат-бот мгновенно реагирует на действия кандидатов, что позволяет соискателям получать обратную связь сразу же, без ожидания

2. В разных регионах сократили цикл найма на 50-60%. Чат-боты взяли на себя некоторые этапы подбора, взаимодействуя с кандидатами самостоятельно без вовлечения рекрутеров.

3. В 2024 году 8% вакансий были закрыты без участия рекрутеров. Благодаря чат-ботам мы снизили нагрузку на команду подбора и освободили их ресурсы для более творческих задач.

Больше статей