Кейс Инвестиционной Группы АБСОЛЮТ: как чат-боты за полгода сэкономили 1000 часов работы отдела подбора

Инвестиционная Группа АБСОЛЮТ автоматизировала все этапы подбора, внедрив чат-ботов и подключив их к ATS-системе. Теперь они обрабатывают отклики, базу холодных и накопленных кандидатов, общаются со студентами. Но прежде чем чат-боты стали частью системы найма, в компании провели полноценную аналитику: сравнили, как работают процессы с автоматизацией и без неё. Об этом и о результатах работы чат-ботов рассказали в статье.

Как рекрутинг съедал ресурсы: цифры, процессы, проблемы

Как выбирали решение для автоматизации

Как используем чат-ботов на всём пути кандидата

Результаты автоматизированного рекрутинга с помощью чат-ботов

Инвестиционная Группа АБСОЛЮТ — многопрофильный межотраслевой холдинг, основанный в 1990 году. Мы функционируем сразу в нескольких направлениях: девелопмент, продажи, финансы, страхование, управление объектами недвижимости, социальные проекты и благотворительность. В группе АБСОЛЮТ работает более 2500 сотрудников.

В нашей команде 10 рекрутеров, которые разделены на отделы мидл-менеджмента, девелопмента, линейно-технического и клиентского блока. За год им нужно закрывать более 700 разносторонних вакансий: от IT-специалистов и менеджеров до сварщиков и ветеринаров. Но поскольку в наших вакансиях не указан уровень заработной платы, мы получаем мало откликов от соискателей. Рекрутерам приходится брать инициативу в свои руки: они самостоятельно ищут резюме кандидатов на работных сайтах и проводят по этапам подбора.

Мы проанализировали HR-процессы, и оказалось:

⏳ 36% рабочего времени рекрутеры тратят на обзвоны и разговоры с кандидатами — примерно 10 минут на каждого.

💰 Более 6 млн ₽ бизнес заплатил в 2024 году за этап установления контакта.

🔔 50% соискателей успевали найти себе работу, пока HR-специалисты обрабатывали контакты и пытались до них дозвониться.

Кроме того, мы сформировали базу кандидатов из несколько тысяч контактов, на обработку которых рекрутеры потратили бы не один год.

Чтобы сэкономить ресурсы отдела подбора и бизнеса, а также оптимизировать HR-процессы, нам нужен был инструмент автоматизации.

Для себя выделили ключевые возможности инструмента:

✔️ интеграция с ATS-системой;

✔️ быстрая реакция;

✔️ гибкие настройки.

Среди предложений провайдеров мы выбрали чат-ботов и запустили их на тестовый период. Когда чат-боты показали свою эффективность, мы сделали их частью системы подбора.

Сравнение эффективности подбора менеджера по результатам тестирования:

Чтобы кандидаты сразу видели, что за компания им пишет, мы забрендировали канал чат-бота и разработали шаблоны сообщений с единым стилем общения на всех этапах подбора.

Брендированный канал увеличивает доверие к чат-боту

Мы настроили интеграцию чат-ботов с ATS-системой, в которой ведём учёт кандидатов. Такая связка позволяет работать в одном окне без лишней ручной работы.

Обработка откликов. При обработке откликов кандидаты попадают в ATS-систему с работных сайтов, а чат-бот забирает их и проводит скрининг.

Обработка холодной и накопившейся базы кандидатов. Мы ищем подходящие резюме на работных сайтах и автоматически загружаем в ATS-систему. Кроме того, у нас есть накопившаяся база кандидатов, с которыми мы когда-либо взаимодействовали, — она тоже хранится в ATS. Таким соискателям чат-бот предлагает рассмотреть вакансию, рассказывает о ней и проводит опрос по требованиям.

Коммуникация со студентами. Мы участвуем в ярмарках вакансий, где всегда большой поток студентов. На таких мероприятиях мы используем QR-код, который ведёт на бота — он упрощает коммуникацию.

Молодые кандидаты сканируют QR-код и попадают в диалог с ботом. Чат-бот знакомится с ними, рассказывает о компании, задаёт вопросы по учебному процессу и желаемым условиям работы, запрашивает контактные данные, чтобы рекрутер мог вернуться с обратной связью.

Запись на собеседование и напоминание. После первичной коммуникации бота рекрутер звонит подходящим кандидатам и записывает на собеседование. Следом чат-бот отправляет кандидату сообщение с датой, временем и ссылкой на встречу. А за несколько часов до собеседования он напоминает об интервью, чтобы кандидат не забыл и точно пришёл.

Сбор обратной связи после встречи с руководителем. Чтобы оценить качество проведённых интервью, чат-бот собирает обратную связь от соискателей после встречи с руководителем. Так мы видим внутренние процессы глазами кандидатов и определяем зоны роста.

Автоматический отказ. Если руководитель решил отказать кандидату после собеседования, чат-бот сразу сообщает ему об этом, чтобы соискатель не ждал и мог продолжить поиски работы.

Чат-бот вежливо ведёт диалог и предлагает остаться в резерве на случай появления других открытых вакансий

✅ Сократили время обработки контакта с 10 минут до нескольких секунд. Чат-боты мгновенно реагируют и начинают диалог с кандидатами.

✅ Сэкономили 1000 часов рекрутеров за полгода. Чат-боты взаимодействуют с соискателями на каждом этапе: с первого касания до сбора обратной связи после собеседования. Это освободило рекрутерам время на глубинный отбор и более качественные интервью.

✅ Реанимировали за минуту 1847 кандидатов из базы резюме. Быстро обработали базу кандидатов, которую рекрутер обрабатывал бы 13 дней.

✅ Обработали более 100 контактов с одной ярмарки вакансий. За 3 месяца мы вывели 4 студента на работу и оставили в базе 250 контактов.

✅ Обработали с помощью чат-ботов 7000 кандидатов за полгода. Вручную такое количество кандидатов пришлось бы обрабатывать годами.

Больше статей