Как запросить коммерческое предложение: образец и инструкция

Чтобы разослать запросы коммерческих предложений, много сил не нужно. Однако часто приходится тратить время и силы на поиск поставщиков и проверку их компаний по отзывам и оценкам. И не всегда уместно просто запросить коммерческие предложения — часто сначала нужно провести первичные переговоры, иногда в формате личной встречи.

Рассказываем, как оформить запрос так, чтобы продавец сразу понял, что от него хотят, и выдал качественный результат. А ещё про сервис, который позволяет отправить сотни запросов за один раз.

Что такое коммерческое предложение 

Как правильно составить запрос коммерческого предложения

Как составить эффективный запрос коммерческого предложения с помощью Авито Бизнес 360

Коротко: как запросить коммерческое предложение у поставщика

Коммерческое предложение — это документ, в котором указаны условия и цены на товары или услуги компании. Чаще всего говорят о коммерческом предложении поставщика. Его отправляют по запросу или просьбе покупателя.

Иногда заказчики запрашивают коммерческие предложения, чтобы определить начальную максимальную цену (НМЦ) контракта или договора. Делают это методом сопоставимых рыночных цен: вычисляют среднее арифметическое цен разных поставщиков за нужный объём — получается начальная цена. Такой расчёт НМЦ более достоверный, чем расчёт по открытым источникам.

Это актуально только для закупок по № 44-ФЗ — запрос коммерческого предложения регламентируется законом. Но даже № 44-ФЗ не предусматривает единого образца запроса, поэтому они будут отличаться.

В остальных случаях — что коммерческое предложение, что его запрос — это просто виды деловых писем.

Установленной формы запроса нет. Даже в закупках по № 44-ФЗ в законе прописаны только указания к содержанию, которые должны быть в запросе. В остальных случаях достаточно составить письмо, в котором будет перечислена вся информация, которую покупатель хочет получить. Обычно запрос на коммерческое предложение содержит следующие данные:

— полное название организации-заказчика;

— реквизиты фирмы — хотя бы почтовый и юридический адреса, номер телефона;

— ФИО ответственного лица, его должность и подпись;

— количество товара, объём услуг или работ;

— сроки поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ;

— срок и порядок оплаты, наличие или отсутствие авансирования;

— место выполнения работ, поставки товара или оказания услуг;

— желаемые сроки получения ответа на запрос.

Представим, что компания «Никарагуа» открывает новый офис — для помещения нужна мебель. Компания решила запросить коммерческие предложения у нескольких поставщиков. Чтобы получить более подробный и полезный ответ, менеджеры ООО «Никарагуа» придерживались следующих рекомендаций:

— Обозначьте сразу, что вам нужно. Если отправляете письмо по электронной почте, напишите в теме «Запрос коммерческого предложения на мебель от компании ООО „Никарагуа“». Так ваше письмо будет заметнее — его не удалят как спам, а если это рабочая почта, то поставят в приоритет. Когда получатель увидит тему письма, он примерно будет знать, сколько времени нужно для ответа — вы позаботитесь о получателе.

— Укажите причину запроса. Например, «Наша компания открывает второй офис и ищет мебель для большого опенспейса площадью 200 м²». Так поставщик лучше поймёт задачу и сможет посоветовать подходящие товары.

— Меняйте письмо под каждого поставщика. Поменяйте имя человека, которому пишете, учтите важную информацию о поставщике. Одно письмо по образцу сильно выдаёт себя — у поставщика может сложиться ощущение, что это массовая рассылка. На такое письмо не хочется отвечать — кажется, что кто-то уже предложил отправителю лучшие условия, а значит, тратить время на составление коммерческого предложения невыгодно.

Запрос коммерческого предложения для закупок по № 44-ФЗ регламентируется законом. Образец запроса ниже:

Запрос коммерческого предложения не для госзакупок — это простое деловое письмо. Пример письма:

Чтобы составить и разослать запросы, покупателям приходится мониторить десятки сайтов, искать поставщиков и адаптировать запрос под каждого из них. После того, как покупатель получит коммерческие предложения, ему приходится долго сравнивать варианты от разных компаний. И всё ещё остаётся риск наткнуться на недобросовестных поставщиков.

Чтобы сделать процесс проще и безопаснее, на Авито Бизнес 360 появился сервис «Запрос коммерческих предложений». Он работает в категории «Оборудование для бизнеса». С ним не придётся искать поставщиков на разных платформах, составлять разные запросы и анализировать предложения в почте и сторонних приложениях. Достаточно один раз заполнить форму по нужному вам оборудованию и получить условия поставщиков.

Вот как работает сервис:

1. Покупатель создаёт запрос. В нём он пишет, какое профессиональное оборудование нужно и в какие сроки.

2. Авито подбирает продавцов. Это работа алгоритмов — сервис ищет подходящих продавцов и отправляет им запрос.

3. Продавцы изучают запрос. Если они готовы предложить товар, то указывают свою цену и условия продажи.

4. Покупатель получает предложения. Они сформированы в виде таблицы — в ней удобнее сравнивать условия и сделать выбор.

5. Покупатель пишет продавцам. По кнопке в таблице можно открыть чат с поставщиком и обсудить предложение.

Пользоваться сервисом легко: вы сможете найти поставщиков за 5 шагов.

Заполните форму. Поля подписаны — и их немного, поэтому заполнять таблицу проще, чем писать письмо по образцу. Укажите тип оборудования для бизнеса, нужное количество, город доставки и желательные преимущества продавца, например гарантию на оборудование.

Уделите особое внимание полю «Требования к товару». Расскажите, с какой целью будете использовать оборудование, какие у вас пожелания к документам, нужны ли особые функции оборудования, опишите желаемые условия покупки. Это самая важная информация для поставщика.

Например: «Нужен профессиональный слайсер для ресторана быстрого питания для нарезки овощей, хлеба, сыра и колбас. Хотим слайсер с заточкой для ножа мощностью от 120 Вт. Рассматриваем модели с гарантией от 6 месяцев. Будем рады возможности оплатить оборудование в рассрочку».

Укажите срок сбора предложений. Сервис позволяет собрать заявки с максимальной скоростью: минимальный срок сбора предложений — всего 24 часа. Но можно выбрать срок и подольше. Чем больше времени на сбор предложений, тем больше поставщиков получат шанс откликнуться.

Подождите предложения от поставщиков. Авито Бизнес 360 отправит запрос продавцам, которые соответствуют критериям:

— Высокий уровень сервиса

— Рейтинг выше 4*

— Пройдена проверка по ИНН

Так шанс нарваться на недобросовестного поставщика ниже — все, кто увидит запрос, соответствуют критериям выше.

Изучите предложения продавцов. Предложения от поставщиков будут оформлены в удобную таблицу. С ней легче сравнить условия, чтобы выбрать подходящее оборудование или поставщика. Не нужно изучать десятки сообщений в почте и мессенджерах. Вы получаете полную картину в одном месте. Можно сразу связаться с нужным поставщиком прямо на площадке.

Обычно, чтобы получить коммерческие предложения, нужно:

— Написать деловое письмо по образцу, в котором указать всю необходимую информацию: наименование товара, его количество, сроки поставки, сроки и условия оплаты, сроки получения ответа, ФИО должностного лица и прочее.

— Разослать письма, меняя их наполнение под каждого поставщика.

— Собрать коммерческие предложения разных форматов и упорядочить информацию из них.

— Выбрать лучших поставщиков и проверить их надёжность.

Или можно воспользоваться сервисом «Запрос коммерческого предложения» на Авито Бизнес 360:

— Запрос создаётся в виде формы. Её нужно заполнить только один раз и установить время, в которое вы готовы получать ответы.

— Сервис сам отправит запрос подходящим поставщикам.

— Все предложения отобразятся в удобной таблице. На придётся вычленять важную информацию из коммерческих предложений разных форматов.

— Начать сотрудничество с поставщиками. Все продавцы, увидевшие ваш запрос, прошли проверку.

Больше статей