Как провести аудит поставщиков: пошаговое руководство
Одна из самых сложных задач для малого и среднего бизнеса — найти надёжных поставщиков. Если они окажутся фирмой-однодневкой или сорвут сроки, заказчик рискует деньгами и временем. А если из-за ненадёжного контрагента его признают участником фиктивной сделки, можно получить проблемы с налоговой: штрафы, доначисления выплат, выездную проверку.
Рассказываем, как провести аудит потенциального поставщика, чтобы случайно не заключить сделку с недобросовестным партнёром.
Что такое аудит поставщика и зачем он нужен
Что такое аудит поставщика и зачем он нужен
Представим, что предприниматель Сергей продаёт электронику. Он закупил партию зарядных устройств у нового поставщика. Предварительно всё выглядело прилично: прайс, фото товаров, общение. Но, заплатив 150 000 ₽ и прождав 10 дней, он получил некачественные копии, непригодные к продаже, а поставщик исчез.
Позже оказалось, что ИП продавца закрылось ещё два месяца назад. Проверка поставщика по ИНН на сервисах вроде ФНС или «Контур.Фокус» могла бы уберечь от сделки с таким контрагентом.
К сожалению, это не единичный случай. При работе с поставщиками, особенно на быстрорастущих онлайн-площадках, можно столкнуться со следующими рисками:
— товар не соответствует описанию;
— сроки поставки срываются;
— поставщик завышает цены;
— отсутствуют гарантии и поддержка после сделки;
— контрагент не выходит на связь после оплаты.
Чтобы такого не случилось, стоит провести аудит поставщика. Это систематическая проверка его процессов, систем качества и управления рисками.
Вот преимущества аудита:
— заранее выявите слабые места в работе поставщика и расспросите про них;
— снизите финансовые и репутационные риски из-за брака или задержек;
— сможете рассчитывать на стабильные поставки.
Аудит никогда не повредит — так будет меньше рисков потери качества финального продукта. Проверка особенно актуальна в следующих случаях:
— предстоит заключить важный контракт;
— меняется поставщик;
— появляются первые признаки ненадёжности: срыв сроков, странные условия, агрессивное общение;
— качество и безопасность товара важны для вашей репутации, например, если речь идёт о поставке техники, товаров для детей или брендовой одежды.
Какие вопросы поможет закрыть аудит
Виды аудита поставщиков
По инициатору (по стороне аудита):
По частоте и форме проведения:
Найдите контрагента в Авито Бизнес 360
Теперь в Авито Бизнес 360 можно искать не только товары и услуги, но и поставщиков. Здесь есть более 450 тысяч действующих контрагентов, которые предлагают оборудование, стройматериалы и сырьё, товары для офиса и реализации оптом, спецтехнику, деловые и логистические услуги.
Порядок проведения аудита поставщика
Порядок проведения аудита поставщика
Аудит может быть документарным, дистанционным или выездным. В любом случае он проводится поэтапно.
Шаг 1. Подготовка к аудиту. На этом этапе важно заложить основу для объективной и продуктивной оценки.
1. Определите цели аудита. Целью может быть:
— проверка надёжности нового поставщика перед первой крупной закупкой;
— оценка соответствия требованиям стандартов, например: ISO 9001, ГОСТ Р, ISO 22000;
— анализ причин сбоев, например: поставок с браком, срывов сроков.
— проверка условий труда и соблюдения норм охраны труда, если это важно для компании.
Допустим, вы закупаете детские игрушки. Тогда ваша цель — убедиться в наличии сертификации, санитарно-гигиенических документов и стабильности производства.
2. Определите критерии и область аудита.
Используйте стандарт ISO 19011:2018 — это база, чтобы организовать аудит.
— Определите, какие конкретно объекты вы должны проверить: производство, склад, финансы, персонал. Для каждого можно подобрать свой стандарт.
Вот несколько примеров.
Для производства: стандарты ISO 9000 — качество, ISO 14000 — экология, ISO 45001 — охрана труда, а также технические регламенты Таможенного союза (ТР ТС) — в зависимости от типа продукта.
Для склада: ISO 22301 — непрерывность бизнеса, санитарные нормы — СанПиН, например, для пищевой продукции, а также требования пожарной безопасности и ГОСТы хранения товара, которые можно найти через «КонсультантПлюс».
Для финансов: национальные стандарты бухучёта (РСБУ), МСФО, внутренние регламенты компании.
Для персонала: Трудовой кодекс РФ, нормативы охраны труда.
— Также обозначьте критерии оценки: технические регламенты, договорные условия, нормы безопасности, логистику, упаковку. Выберите то, что важно конкретно в вашем случае.
3. Сформируйте команду аудиторов.
— Включите в команду специалистов по качеству, юристов, логистов в зависимости от цели.
— Если аудитор один, важно заранее распределить задачи, чтобы охватить все зоны.
Например, вы закупаете куриные яйца для своего кулинарного производства. Вам нужно проверить: как поставщик содержит товар (в каких помещениях, с какой температурой), маркирует партии и контролирует брак.
В таком случае понадобится несколько аудиторов: один будет вести протокол, второй проверит условия хранения, третий — техническую документацию. Каждый аудитор должен быть компетентен в том, что проверяет.
4. Подготовьте план аудита.
— Согласуйте его с поставщиком, чтобы в день проверки случайно не выяснилось, что, например, в цех посторонним нельзя.
— За 2–3 рабочих дня до проверки отправьте список документов и чеклист.
— Уточните, кто будет представителем от поставщика и сможет дать доступ ко всем объектам и информации.
План может включать расписание проверки по часам, список документов, перечень зон осмотра.
Шаг 2. Сбор информации. Перед очной проверкой соберите все возможные данные о поставщике. Вот как это сделать:
1. Изучите юридические и финансовые документы:
— Учредительные документы, ИНН, ОГРН, выписку из ЕГРЮЛ.
Чтобы узнать ИНН, нужно: открыть сайт налоговой «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП», в строке поиска набрать название организации, выбрать регион юрлица. ИНН отобразится в результатах прямо на странице.
Узнать ОГРН организации можно на сайте ФНС России. Введите название, ИНН или адрес организации, и вы получите выписку с ОГРН. Там же можно найти ЕГРЮЛ.
— Договоры, допсоглашения, истории отгрузок, счета-фактуры. Так вы убедитесь в том, что поставщик работает прозрачно и на все операции будут соответствующие документы.
— Финансовые отчёты, если доступны, а также наличие задолженностей. Для этого используйте сервисы: ФНС, «Контур.Фокус», СПАРК. Если у контрагента много долгов, которые он не выплачивает годами, вам лучше знать об этом заранее.
2. Проверьте производственные процессы:
— сведения о технологии, оборудовании, загрузке линий, сменности;
— видео или фото цехов, процессы упаковки;
— списки персонала с допусками, особенно если работа специфическая: электроника, еда, медикаменты.
3. Проверьте логистику и условия хранения:
— где и как хранится товар: температурный режим, защита от пыли, влаги;
— какие условия транспортировки, маршруты, кто является партнёром по доставке;
— какие используются материалы: упаковка, маркировка, защита от подделки.
Допустим, у вас есть своя мясная лавка. В таком случае перед аудитом полезно изучить памятку по условиям хранения и упаковке, а также материал о правильном температурном режиме.
Шаг 3. Проведение аудита поставщиков. Это ключевая часть проверки, во время которой нужно собрать фактические данные. Вот из чего состоит эта процедура:
1. Проведите предварительное совещание. В него обычно входят:
— приветствие, представление сторон;
— обсуждение целей и процесса аудита;
— уточнение формата: возможность свободного осмотра, вопросы, показ документации.
2. Проверьте рабочие зоны и документы. Вот что обычно происходит на проверке:
— Аудиторы посещают заранее оговорённые участки: склад, производственные линии, офис.
— Сверяют документы: есть ли инструкции, внутренние регламенты, подтверждение обучения персонала.
— Задают вопросы персоналу: как они выполняют работу, знают ли стандарты.
Допустим, во время аудита поставщика выяснилось, что на складе микросхем температура стабильно превышает допустимые значения. Например, держится на уровне 30 градусов, тогда как максимум — 25 градусов.
Такое превышение температуры может сократить срок службы компонентов, вызвать повреждения и в итоге повысить уровень брака и количество возвратов уже вашей компании.
3. Зафиксируйте несоответствия нормам. Для этого нужно:
— сопоставить заявленные условия с фактическими;
— зафиксировать проблемы на фото;
— классифицировать несоответствия по уровню критичности: незначительные, существенные, критические.
4. Затем проведите заключительное совещание. Обычно на нём:
— подводят итоги;
— предварительно фиксируют нарушения;
— назначают сроки подготовки отчёта и корректирующих мер.
Шаг 4. Анализ результатов. Завершающий этап при аудите поставщика, на котором вы фиксируете информацию и принимаете решение. Вот его составляющие:
1. Подготовка отчёта:
— Краткое описание целей и области аудита.
— Таблица несоответствий: что обнаружено, где и когда.
— Фото и доказательства.
— Общий вывод: соответствует ли поставщик ожиданиям.
2. План корректирующих действий:
— Дают рекомендации: что исправить и в течение какого срока.
— Назначают ответственное лицо со стороны поставщика.
— Указывают уровень приоритета каждой меры.
Например: «До 25.07.2025 устранить захламление в зоне хранения товара. Ответственный — Иванов И. И.».
3. Согласование и контроль:
— Подписание отчёта обеими сторонами.
— Ведение списка контрольных точек — в CRM или Excel.
— Назначение даты повторной проверки (если требуется).
4. Контроль изменений:
— Через 2–4 недели можно провести дистанционную проверку исправлений.
— Иногда приходится провести повторный аудит. Он нужен, если при предыдущей проверке выявлены критические несоответствия либо когда поставщик сменил производство, владельца или ключевые процессы.
Также провести полноценный повторный аудит стоит, если изменились требования к качеству или нормативы производства.
У пользователей Авито есть простой инструмент для поиска поставщиков
У пользователей Авито есть простой инструмент для поиска поставщиков
Авито Бизнес 360 запустил новый сервис — «Каталог поставщиков». С его помощью можно быстро найти информацию и отзывы о поставщике товаров и услуг для бизнеса.
Вот как работает сервис. Можно найти поставщика по товару, который вам нужен. Для этого достаточно написать название товара в графе поиска и перейти во вкладку «Поставщики».
Допустим, вам нужны лопаты для производства. Не стоит искать «завод по производству лопат» или «ЛопатГлавПродукт». Просто наберите слово «лопаты» в строке поиска и перейдите во вкладку «Поставщики»
Поставщиков можно отфильтровать по цене, категориям и прочим параметрам. Если вы хотите работать именно с производителем, без посредников, поставьте галочку в поле «Собственное производство».
Фильтр находится внизу главного экрана слева в «Каталоге поставщиков». Можно ввести нужный продукт и ценовой диапазон. Производители с собственными цехами, заводами и другими предприятиями будут отмечены знаком «Собственное производство»
Можно также найти поставщика из нужного вам города. Так вы сэкономите на логистике или получите товар, который производят только в определённом регионе.
Сейчас в каталоге представлено более 450 000 действующих поставщиков в категориях:
— «Оборудование для бизнеса»;
— «Стройматериалы и сырьё»;
— «Товары оптом»;
— «Всё для офиса»;
— «Деловые услуги»;
— «Логистика»;
— «Транспорт».
Обсудить детали сделки можно прямо на Авито: вам даже не нужно уходить с площадки. Каталог поставщиков доступен на десктопе и в приложении Авито.
Найдите контрагента в Авито Бизнес 360
Поиск проще с сервисом «Каталог поставщиков». Всего в нём 450 тысяч контрагентов. В ключевых категориях выбирайте по желаемому диапазону цен, регионам, типу товара и наличию собственного производства.
Чеклист для аудита поставщика
Чеклист для аудита поставщика
Что необходимо проверить
✅ Договоры, спецификации и сертификаты
✅ Входной контроль товара
✅ Исправность оборудования и корректность калибровки
✅ Качество производственного процесса
✅ Места хранения и цепочки логистики
✅ Квалификацию персонала
✅ Управление несоответствиями и рекламациями
✅ Систему внутреннего аудита поставщика
✅ Системы безопасности
✅ Соблюдение экологии и оптимальных условий труда
Пример отчёта аудита поставщика
Пример отчёта аудита поставщика
Вот образец-инструкция для аудита поставщика второй стороной.
Аудит поставщика (второй стороной)
Коротко: как провести аудит поставщика
Коротко: как провести аудит поставщика
— Спланируйте цели и чеклист под ISO по рискам и ценности поставки.
— Известите поставщика заранее, чтобы он обеспечил доступ на предприятие и подготовил нужные документы.
— Проведите выезд, проверьте производство, документы, персонал.
— Соберите результаты и оформите отчёт с выводами и сроками.
— Контролируйте выполнение корректирующих мер и при необходимости пересматривайте статус.
