Как бесшовно внедрить инструмент автоматизации в процесс подбора: опыт ЦВ «Протек»
Руководитель отдела подбора персонала крупнейшей российской фармацевтической компании рассказала, как они помогали интегрировать чат-ботов в работу рекрутеров, чтобы HR-специалисты бесшовно адаптировались к инструменту.
Почему мы решили внедрить чат-ботов
Почему мы решили внедрить чат-ботов
Центр внедрения «Протек» — российская компания, которая занимается дистрибуцией лекарств. Сейчас в 42 наших филиалах трудоустроено около 5 000 человек. Чаще всего мы нанимаем комплектовщиков, наборщиков, кладовщиков, операторов высотной техники. В месяц в каждом регионе нужно закрывать около 20-30 вакансий, а в Москве их количество может доходить до 120.
До внедрения ботов рекрутеры в силу большой нагрузки не успевали оперативно обработать каждый отклик, а многие кандидаты, с которыми они пытались связаться, просто не отвечали на звонки. Мы решили оптимизировать воронку с помощью ботов: передали им обработку откликов и недозвонов, сбор контактов по реферальной программе и напоминания о встречах.
👉 Кейс «Протек»: как чат-боты дожимают воронку подбора и возвращают в коммуникацию до 30% кандидатов
Однако, прежде чем автоматизировать подбор, мы проработали план, чтобы поступательно погрузить рекрутеров в новый инструмент и повысить эффективность работы с чат-ботами.
Знакомство чат-ботов с командой и поэтапное внедрение
Знакомство чат-ботов с командой и поэтапное внедрение
Объяснять суть инструмента и показывать его пользу рекрутерам нам помогала Ольга Разбоева, клиентский менеджер со стороны инструмента автоматизации. Она регулярно проводила индивидуальные встречи с каждым рекрутером.
Чтобы заинтересовать команду подбора в использовании чат-ботов, мы разбирали каждый этап работы: от входа в личный кабинет до настроек и подключения. Я заметила, что чем больше они знают о функциях инструмента, тем охотнее привлекают чат-ботов для решения своих задач
Со своей стороны, мы тоже плавно погружали рекрутеров в работу с новым инструментом и постепенно доносили его ценность.
✅ Выбрали проектного менеджера внутри компании. Он должен хорошо разбираться в инструменте, чтобы быть связующим звеном между провайдером и рекрутерами, а также вовремя рассказывать о появлении новых функций. А ещё он должен обладать терпением и выдержкой, ведь иногда приходится объяснять одно и то же по несколько раз. Для роли ответственного за внедрение чат-ботов мы выбрали маркетолога отдела подбора персонала и развития Ларису Яшонкову.
Чтобы показать эффективность инструмента на деле, я предложила одному из рекрутеров тестово подключить чат-бота на вакансию, по которой не было откликов. Мы подкорректировали описание позиции и запустили чат-бота, а на следующий день рекрутер увидел 14 разобранных откликов. Он был в восторге, даже прислал благодарственное письмо на имя руководства
✅ Обучали рекрутеров. Мы рассказывали о чат-ботах на планёрках, проводили вебинары и делали рассылки. Помимо этого, мы подготовили уроки на корпоративной платформе обучения. Там уже были материалы о том, как пользоваться Авито Работой и другими работными сайтам, как описывать вакансии, как привлекать кандидатов — туда же добавили и уроки по чат-ботам. В конце каждой темы рекрутер проходит тестирование, по которому мы видим, насколько он усвоил урок. Дополнительно наш маркетолог Лариса Яшонкова проводил личные встречи с рекрутерами и отвечал на вопросы.
✅ Начали внедрение чат-бота с регионов, где много вакансий, но мало откликов. Совместно с нашим маркетологом рекрутеры настроили и запустили бота. Когда они получили первые результаты и увидели разницу в работе с ботами и без них, стали амбассадорами инструмента и начали делиться результатами с коллегами из других регионов.
Когда мы внедрили чат-ботов в тестовый регион и произошёл какой-то технический сбой, рекрутеры ощутили разницу. Они словно откатились назад, потому что им приходилось снова вбивать данные руками. Тогда HR-менеджеры поняли, как чат-боты экономили время и насколько легко было с ними работать
Если изначально ботов тестировали несколько регионов, то сейчас ими пользуются 12 подразделений: Краснодар, Санкт-Петербург, Самара, Екатеринбург, Хабаровск и другие. Чат-боты здорово облегчили работу рекрутеров: теперь они общаются не со всеми соискателями подряд, а только с теми, кто соответствует требованиям вакансии. Рекрутеры видят их пользу и больше не готовы отказываться от автоматизации.
Работа с чат-ботами стала для меня настоящим спасением в моей повседневной работе. Чат-боты значительно облегчили мою работу, ведь они делают за меня всю рутинную работу: фильтруют кандидатов на начальных этапах отбора, собирая о них всю первичную информацию. Благодаря такой автоматизации я экономлю своё время, которое сейчас могу использовать для более качественного отбора кандидатов на других этапах найма
Коротко: как мы донесли сотрудникам ценность нового инструмента
Коротко: как мы донесли сотрудникам ценность нового инструмента
1. Регулярно организовывали звонки с клиентским менеджером со стороны чат-ботов. Она помогала разобраться с инструментом, отвечала на вопросы и делилась лайфхаками.
2. Подключили проектного менеджера внутри компании. Это человек, который заинтересован во внедрении инструмента, хорошо в нём разбирается и готов отвечать на много вопросов. По сути, менеджер выступает драйвером внедрения.
3. Провели обучение рекрутеров. Мы подготовили небольшие уроки по работе с ботами. В конце каждого урока добавили тестирование, чтобы понять, кто хорошо разобрался, а кому нужна дополнительная помощь — с ними мы проводили дополнительные звонки.
4. Показали эффективность ботов на примере. Рекрутеры, которые попробовали автоматизировать часть своих задач, больше не хотели отказываться от инструмента и стали его амбассадорами среди коллег.
