Помощник руководителя удаленно

Я ищу не пpocтo пoмoщникa, а системнoго чeловeкa

У мeня ИП в cфepе субapeнды (oкoло 100 квартиp), еcть кoмaнда, нo покa нет cистемы: мнoгo задач я дeлaю «по oпыту и интуитивно».
Мне нужен oргaнизовaнный, cистемный сотрудник, котоpый:

Любит порядoк и cтруктуpу.

Cпocобен caмостoятельнo сиcтeмaтизиpовaть рутину, а не просто «работать по чужим правилам».

Готов писать чек‑листы, шаблоны, настраивать процессы, а не «терять» задачи в чатах и голове.

Спокойно работает с таблицами, документами, дебиторкой, звонками и банковскими выписками.

Условия:

Формат работы: удалённо, по графику 2/2 2

с 09:00 до 22:00

Место жительства: любое, главное — стабильный интернет и вовлеченность в процесс

Зарплата: от 35000 в месяц (оклад) в зависимости от стажа, опыта и уровня вовлечённости в задачи.

Дополнительные бонусы: вознаграждение за результат (по согласованию):

чем меньше дебиторка,

чем полнее и аккуратнее учёт,

чем меньше пропущенных задач,
тем выше бонус в месяц.

Если сработаемся могу предоставить жилье в МО с повышением зп

Обязанности:

1. Приём звонков и коммуникация
Приём входящих звонков от арендаторов, собственников, подрядчиков, агентов.
Подготовка текстов для ответов в мессенджерах (WhаtsАрр, Теlеgrаm, Макс, почта) по шаблонам.
Напоминания арендаторам: о заезде/выезде, об оплате, о передаче показаний счётчиков.
2. Ведение учёта и дебиторки (основа)
Ведение общей таблицы объектов и арендаторов (Gооglе Shееts / Ехсеl):
адрес, формат сдачи, собственник, арендатор, ставка, депозит, дата заезда/выезда, статус оплаты.
Ведение таблицы дебиторской задолженности:
кто должен, сколько, за какой период, как давно, дата последнего контакта.
Ежедневное обновление таблиц после получения оплат.
Контроль просрочек:
Составление ежедневного/еженедельного списка должников.
Подготовка текстов для напоминаний и уведомлений.
Отметка, что долг закрыт или частично погашен, обновление статуса в таблице.
Сверка факта оплаты с выпиской банка / платёжного сервиса.
3. Контроль счётчиков и коммунальных платежей
Ведение таблицы счётчиков по всем квартирам (вода, свет, газ, интернет, прочие).
Ежемесячный запрос показаний у жильцов по шаблонам в мессенджерах/почте.
Контроль крайних дат подачи показаний.
Занесение показаний в текущий месяц и архивирование предыдущих месяцев.
Сверка показаний с прошлым месяцем, выявление аномалий.
Подготовка расчёта сумм, которые нужно выставить арендатору.
Контроль получения счетов от УК, ресурсоснабжающих организаций, интернет‑провайдеров.
4. Документы, договоры и отчёты
Ведение реестра договоров: с собственниками, юрлицами, физлицами, подрядчиками.
Контроль сроков окончания договоров, отправка напоминаний о продлении.
Подготовка стандартных документов по шаблонам:
счёт, акт, расписка, акт приёма‑передачи квартиры, акт сверки.
Сбор и систематизация подписанных документов по папкам: объект / контрагент / месяц.
Контроль, что закрывающие документы отправлены и получены.
Подготовка коротких актов сверки с арендаторами и подрядчиками.
Проверка наличия чеков, квитанций, выписок, подтверждающих оплаты.
5. Контроль наших оплат и задач
Календарь наших обязательных оплат:
собственникам, УК, интернет‑провайдерам, уборщикам, подрядчикам.
Контроль исполнения этих оплат.
Напоминание мне о платежах, которые нужно подписать или согласовать.
Подготовка платёжного календаря на неделю и месяц.
Отметка статуса: «к оплате», «оплачено», «перенесено», «спорное».
6. Операционные задачи и поддержка процессов
Поддержание порядка в таблицах:
проверка, чтобы не было «пустых» строк, дублей, неверных дат и сумм.
Подготовка ежедневного короткого отчёта:
что пришло, кто задолжал, какие горят вопросы.
Подготовка недельного отчёта:
сбор денег, долги, пустующие квартиры, планируемые заезды/выезды.
Подготовка месячного отчёта по объектам:
выручка, расходы, долг, статус документов.
Ведение «чёрного списка» проблемных объектов и контрагентов.
Поддержка процесса заселения/выселения арендаторов:
напоминания, проверка готовности документов, чистки, ключей.
7. Поиск и прозвон объектов (дополнительный блок)
Прозвон телефониста/риэлторов, поиск вариантов свободных квартир под субаренду.
Фиксация в таблице:
адрес, тип, площадь, цена, срок
аренды, контакты собственника, сроки ответа.
Первичная фильтрация:
по цене, району, сроку аренды, требованиям по пересдаче.
Подготовка краткого дайджеста еженедельно:
список «подходящих» объектов для вашего одобрения.
Требования к кандидату
Опыт работы в роли помощника бухгалтера, финансового помощника или операционного сотрудника (от 1–2 лет).
Уверенное владение Ехсеl / Gооglе Таблицами, умение работать с формулами, сводными таблицами. Использование ИИ, внедрение
Внимательность к деталям, аккуратность, системный подход.
Умение работать самостоятельно, без постоянного контроля, но с регулярными отчётами.
Чистая речь, грамотный письменный язык, готовность принимать телефонные звонки.
Опыт работы с документами: договоры, счета, акты, расписки (приветствуется, но не жёстко обязательно).
Возможность иметь стабильный интернет, рабочее место, тихий фон для приёма звонков.
Желание расти и участвовать в развитии малого бизнеса, а не просто «перепечатывать» таблицы.
Что мы предлагаем
Удалённая работа, 2/2
Чёткая структура задач: свои зоны ответственности, без размытости.
Простые инструменты: Gооglе Таблицы / Ехсеl, Dосs, чаты, почта, Макс, ТГ, Вацап
Прямое взаимодействие с руководителем, без бюрократии.
Как связаться
Оставьте отклик с резюме и кратко опишите:
Какой опыт у вас с бухгалтерией, отчётностью, таблицами.
Есть ли опыт приёма звонков, работы с документами, дебиторкой.
Готовы ли вы работать в описанном графике и в формате удалёнки, почта) по шаблонам.